Volledige controle over landelijke winkelvastgoedveiligheid: De aanpak bij Pearle, Eye Wish en GrandOptical
De situatie
Pearle, Eye Wish en GrandOptical wilden landelijk één lijn in elektroveiligheid.
Met honderden filialen is het simpel: je hebt grip nodig op elke locatie, elke meterkast en elke deadline.
De inspecties vinden plaats in de winkels zelf, midden in het primaire proces: oogmetingen, klantadvies en verkoop. Dat vraagt om een aanpak die veilig is, maar ook praktisch. Ons team voert daarom elektrotechnische veiligheidsinspecties uit op locatie, met minimale verstoring voor medewerkers en klanten.
Wat daarbij meespeelt: landelijke ketens werken vaak met meerdere interne stakeholders. Denk aan filiaalmanagers, een centrale facilitair manager en externe installatiepartners. Zonder één duidelijke werkwijze ontstaat al snel versnippering in planning, opvolging en documentatie.
De uitdaging
De uitdaging was: overzicht houden over inspecties, afwijkingen en herstel over alle filialen.
Voor de beheerder telt vooral één ding: in één oogopslag zien wat veilig is, wat niet, en wat nu actie vraagt.
Vóórdat de Incontrol-app werd ingezet, speelde een heel herkenbaar probleem: rapportages kwamen per winkelbezoek binnen en belandden in losse mappen, mailboxen of lokale schijven. Daardoor ontstond een wirwar aan documenten, met verschillende versies en onduidelijke opvolging. De centrale beheerder moest vaak handmatig zoeken naar:
- de laatste inspectiestatus per filiaal
- openstaande afwijkingen en prioriteiten
- bewijsvoering richting interne audits of externe partijen
Naast administratie was er een operationele druk. In winkels wil je geen spanningsloosheid of storingen, zeker niet tijdens piekuren. Ook wil je brandgevaar door verouderde of defecte onderdelen zo vroeg mogelijk herkennen, voordat het een incident wordt.
Tot slot moest de uitvoering klantvriendelijk blijven. Je kunt niet zomaar inspecties doen die oogmetingen of klantcontacten verstoren. Dat vraagt om afstemming, timing en duidelijke communicatie op de vloer.
De aanpak
We hebben samen met installatiepartner Lomans gekozen voor een vaste, landelijke werkwijze.
Die combinatie van uitvoering, opvolging en digitaal beheer geeft de keten controle zonder extra managementdruk.
In de praktijk bestaat onze aanpak uit drie stappen: uniforme inspecties op locatie, digitalisering in één omgeving en periodieke borging met advies. Waar relevant koppelen we dit aan beheer en planning, zodat de klant niet telkens alles opnieuw hoeft uit te vinden. Dit sluit ook aan op hoe wij klanten ondersteunen met beheer en structurele opvolging van acties.
Stap 1: Efficiënte NEN 3140 inspecties op locatie
We voeren de inspecties uit volgens een vaste structuur, afgestemd op het winkelritme.
Zo beperken we overlast en blijft de winkel beschikbaar voor klanten.
Concreet doen we dit zo:
- Planning afgestemd op openingstijden en drukke momenten (bijvoorbeeld rond oogmeetblokken).
- Tijdens oogmetingen starten we met niet-hinderlijke inspectie-onderdelen.
- We stemmen direct af met de filiaalmanager op locatie, zodat iedereen weet wat er gebeurt.
Een terugkerend compliment vanuit de winkels: dat wij zichtbaar rekening houden met het werk op de vloer. Medewerkers merken dat we niet “zomaar” binnenvallen, maar efficiënt werken en het proces respecteren.
Stap 2: Digitalisering via centraal dashboard
Incontrol geeft de beheerder één centrale waarheid voor alle filialen.
In plaats van losse rapporten per winkel is er één inlog met alle locaties en acties.
Dit was ook het specifieke verschil met de situatie van vóór de app. Toen was het zoeken, vergelijken en achterhalen wat nog open stond. Met Incontrol ziet de beheerder per filiaal:
- welke inspecties zijn uitgevoerd en wanneer de volgende deadline is
- welke aandachtspunten en afwijkingen er zijn
- welke punten al zijn opgelost en welke nog gepland moeten worden
Hiermee verdwijnt de documentatie-chaos. Het systeem vervangt in de praktijk de bekende fysieke ordners en losse PDF-stromen. Voor vastgoedbeheerders met veel locaties scheelt dat vooral tijd in coördinatie en interne afstemming.
Stap 3: Periodieke borging en advies
Borging betekent: niet alleen inspecteren, maar ook zorgen dat acties echt worden afgerond.
Daarom combineren we inspecties met opvolging, monitoring en praktisch advies.
Voor ketens met veel vestigingen werkt dit het best als je het ritme vastlegt: inspecteren, rapporteren, herstellen, controleren. Daarbij zetten we waar nodig ook specialistische inspecties in, zoals thermografische inspecties om hotspots en oververhitting vroeg te signaleren.
Wij koppelen bevindingen aan concrete verbeterpunten. En als er vragen zijn over herstel, planning of keuze voor maatregelen, ondersteunen we via advies en, wanneer er een storing of onverklaarbare uitval is, via probleemoplossing. Zo blijft het niet bij een rapport, maar wordt het een beheersbaar proces.
Het resultaat
Het resultaat: één overzicht, minder storingen en aantoonbare grip op elektroveiligheid.
De keten kan nu landelijk sturen op status, afwijkingen en opvolging zonder rapporten-jungle.
De samenwerking tussen ons team en Lomans leverde vooral rust op in de operatie. De klant ziet minder storingen in winkels, waaronder spanningsloosheid. En minstens zo belangrijk: minder risico op brandgevaar of gevaarlijke situaties voor personeel en klanten door elektrotechnische gebreken.
Onderstaande tabel vat het verschil samen zoals beheerders het in de praktijk ervaren:
| Onderdeel | Vóór centralisatie | Met vaste aanpak + Incontrol |
| Overzicht filialen | Verspreide rapportages per bezoek | Eén inlog met alle filialen |
| Afwijkingen opvolgen | Handmatig lijstjes en mailverkeer | Real-time status per locatie |
| Interne uitleg | Technisch en wisselend per rapport | Vaste structuur, taal voor niet-technici |
| Winkelhinder | Onvoorspelbaar per bezoek | Afstemming op oogmetingen en winkelritme |
Wat kun jij hiervan leren?
Landelijke compliance wordt beheersbaar met bundeling, digitalisering en vaste opvolging.
Als beheerder win je vooral tijd door minder afstemming en minder herstel achteraf.
Drie lessen die je direct kunt toepassen in je eigen portefeuille:
- Bundel inspecties en planning waar mogelijk
Minder losse bezoeken scheelt managementuren en voorkomt dubbel overleg per locatie.
- Gebruik één digitale omgeving voor alle locaties
Een dashboard met status en afwijkingen voorkomt dat je stuurt op verouderde informatie.
- Kies voor rapporten die je intern direct kunt doorzetten
Helder taalgebruik en vaste opmaak versnellen besluitvorming en herstelopdrachten.
Heldere rapportages maken hierbij het verschil. Bij deze ketens werken we met een vaste, herkenbare structuur. De opmaak is overzichtelijk en het taalgebruik is aangepast op de niet-gespecialiseerde lezer. Daardoor kan een facilitair manager sneller prioriteren, en kan een filiaalmanager begrijpen wat er lokaal moet gebeuren.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt gewaarborgd dat winkelend publiek geen hinder ondervindt van de inspecties?
We plannen en werken om de klantreis heen, zodat oogmetingen en advies door kunnen gaan.
Op locatie stemmen we af met de filiaalmanager en starten we tijdens meetmomenten met niet-hinderlijke onderdelen. Zo blijft de winkel rustig, terwijl wij toch veilig en volledig kunnen inspecteren.
Welke voordelen biedt het Incontrol-platform specifiek voor vastgoedbeheerders met meerdere locaties?
Het platform geeft één inlog met real-time status per filiaal, inclusief afwijkingen en deadlines.
Daardoor hoef je niet meer te werken met losse rapportages per winkelbezoek. Je ziet in één scherm waar de risico’s zitten, welke acties openstaan en waar opvolging nodig is.
Hoe combineren jullie verschillende elektrische keuringen om de kosten te drukken?
We combineren scope, planning en uitvoering in één bezoek waar dat technisch en organisatorisch kan.
Dat beperkt reiskosten en afstemmingstijd. In de praktijk betekent dit minder losse afspraken met meerdere partijen en minder verstoring van de bedrijfsvoering in de winkels.
Op welke manier dragen periodieke inspecties bij aan het verlagen van de brandverzekeringspremie?
Periodieke inspecties verkleinen aantoonbaar het risico op schade door elektrische defecten.
Verzekeraars kijken naar risicobeheersing en aantoonbare maatregelen. Met consistente inspecties, heldere rapportages en aantoonbare opvolging kun je richting verzekeraar of audit beter onderbouwen dat installaties structureel worden gecontroleerd en verbeterpunten worden opgepakt.
Wil je ook één overzicht voor al je locaties, zonder documentatie-chaos? Dan plannen we graag een afspraak in om jouw inspectie-aanpak en planning slim te bundelen.
